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Tipp des Monats 10/12 – Ausstiegsszenario für Events

09/10/2012

Holen Sie Ihren „Plan B“ aus dem Hinterkopf

Wer Events plant, weiß, dass vieles schief gehen kann. Auch vieles, was nicht einkalkuliert worden ist. Damit Sie nicht von unvorhergesehenen Ereignissen überrascht werden, muss das Unvorhergesehene vorhersehbar gemacht werden. Geht nicht, sagen Sie jetzt. Klar! Aber eine Risikobewertung Ihres Events machen Sie trotzdem, auch wenn vielleicht nur im Hinterkopf ein „Plan B“ schwelt.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoll ist, diese Risikobewertung aus dem Hinterkopf aufs Papier zu holen. Machen Sie es schriftlich! Überlegen Sie, was schief gehen kann und geben eine Einschätzung des zu erwartenden Schadens ab, ideell und finanziell. Folgende üblichen Risiken müssen berücksichtigt werden:

  • Personalausfall
    • Bedenken Sie, dass es ein Unterschied ist, ob das Eventsekretariat ausfällt oder der Eventmanager, der die Gesamtverantwortung hat.
    • Welche Auswirkung hat das auf das Event, wenn je nach Funktion eine Person ausfällt? Können Sie schnell Ersatz bekommen?
    • Planen Sie am besten für jeden wichtigen Beteiligten einen Vertreter ein.
  • Ein Programmpunkt fällt aus
    • Ist der Programmpunkt „kriegentscheidend“? Dann unbedingt für glelichwertigen Ersatz sorgen. Fällt ein Künstler aus, den Sie über eine Agentur gebucht haben, dann muss diese für Ersatz sorgen.
    • Entscheidend ist, wann Sie erfahren, dass der Programmpunkt / der Künstler ausfällt.
    • Definieren Sie Zeiträume, in denen problemlos Ersatz gefunden werden kann.
  • Der Hauptredner /wichtigste Künstler fällt aus
    • Worst Case muss das Event verschoben werden
    • Ist bei einem Referenten das Thema der Mittelpunkt, kann für einen gleichwertigen Ersatz gesorgt werden.
    • Ist die Person / der Künstler der Mittelpunkt, dann muss verschoben werden.
    • Formulieren Sie einen Krisenplan, wie ein Ausstiegsszenario organsisert und kommuniziert werden muss.
  • Technikausfall
    • Meine Erfahrung sagt, nie auf den Beamer im Tagungshaus verlassen, immer einen eigenen als Ersatz dabei haben oder gleich mit einplanen.
    • Falls alle Stricke reißen, ein Flipchart bereit halten. Ein guter Redner sollte auch ohne seine Powerpointfolien klarkommen.
    • Schwierig wird es bei einer Live-Demo einer Software oder ähnlichem. Da hilft ein Ersatz-Laptop oder wenn Internet benötigt wird, einen eigenen Surfstick dabei zu haben.
  • Kosten
    • Immer eine Reserve einplanen, mindestens 10%, besser 25%.
    • Sponsorengelder erst fest einplanen, wenn die Summe auf Ihrem Konto eingegangen ist.

Diese Risikobewertung müssen Sie in den Zeitplan einarbeiten, denn der Zeitpunkt zu dem ein Problem eintritt ist wichtig für den „Plan B“. Wenn Ihr Kostenplan bei Einladungsversand noch nicht sicher ist, sollten Sie besser überlegen, die Veranstaltung abzusagen, als darauf zu hoffen, dass noch von irgendwoher Gelder „reinschneien“.  Genauso bei einem wichtigen Kooperationspartner, den Sie für Ihr Event haben möchten, wenn Sie keine 100%ige Zusage bei Einladungsversand haben, kann das peinlich werden. Auch hier dann lieber verschieben.

Wie sind Ihre Erfahrungen?

In diesem Jahr habe ich eine neue Kategorie eingeführt: „Tipp des Monats“. Wie der Name schon sagt, wird  jeden Monat ein Tipp veröffentlicht. Natürlich ein Marketing-Tipp zu meinen Themenbereichen: Web 2.0, Eventmanagament und manchmal werde ich den Blick über den Tellerrand wagen – wer weiß wohin.

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