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Tipp des Monats, 7/12 – Konferenzplanung

03/07/2012

Größere Veranstaltungen und Konferenzen müssen gut geplant und kalkuliert werden. Immer wieder erlebe ich, dass die angefragten Tagungszentren, einen Kostenvoranschlag erstellen, der nicht den gewünschten Anforderungen entspricht. Nicht, weil sie es nicht können, sondern weil die Buchungsanfrage zu ungenau war. Das Briefing muss stimmen!

Wenn Sie folgende Punkte berücksichtigen kann (fast) nichts mehr schief gehen.

Auswahl der Location

  • Passend zu den Teilnehmern, der Teilnehmerzahl und manchmal auch zum Thema
  • Lage, Verkehrsanbindung
  • Unterstellen von Material
  • Möglichkeiten für Freizeitaktivitäten
  • Übernachtungsmöglichkeiten, wenn nötig

Raumausstattung

  • Bestuhlung (U-Form, Konferenz, Theater)
  • Technik (Beamer, Flipchart, Metaplan-Wände)
  • Material für Teilnehmer (Blöcke, Kugelschreiber)
  • Möglichkeit der Verdunklung
  • Imbiss im Raum (Stehtische oder Banquet) oder ein extra Raum

Weitere Kosten

  • Preise für Imbiss und Getränke
  • Personal (Techniker, Garderobe, Organisation)
  • Transport
  • Parken

Denken Sie daran, dass es Tagungszentren gibt, die Pauschalangebote haben, diese sind oft günstiger, als die Buchung von Einzelleistungen. Fragen Sie gezielt nach. Wenn einige Teilnehmer übernachten möchten, fragen Sie nach einem vergünstigtem Zimmerpreis für Ihre Veranstaltung und wie lange der Preis gültig ist.

Extratipp: Schauen Sie sich unbedingt die Räumlichkeiten vor Ort an. Pläne sind Anhaltspunkte, aber ersetzen nicht den persönlichen Eindruck. Ich habe es selbst erlebt, dass ich, obwohl ich das Haus und die Räume kannte, beides für eine spezielle Veranstaltung falsch eingeschätzt hatte und Gott sei Dank noch umplanen konnte. Ein guter Nebeneffekt ist dabei, das Personal vor Ort kennen zu lernen, die weiteren Absprachen lassen sich schneller klären, wenn man sich persönlich kennt.
Lassen Sie sich dafür einen festen Ansprechpartner nennen.

In diesem Jahr führe ich eine neue Kategorie ein: „Tipp des Monats“. Wie der Name schon sagt, wird zu Beginn eines jeden Monats ein Tipp veröffentlicht. Natürlich ein Marketing-Tipp zu meinen Themenbereichen: Web 2.0, Eventmanagament und manchmal werde ich den Blick über den Tellerrand wagen – wer weiß wohin.

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